Экранное представление электронной таблицы отличается от вида, которое может получиться при выводе на печать. Это связано с тем, что при больших размерах таблицы единый рабочий лист приходится разбивать на фрагменты, размер которых определяется форматом печатного листа. Кроме того, сетка таблицы не отображается на печати. Если нужно, чтобы на печати были видны границы ячеек, следует задать внешнее и внутреннее обрамление таблицы.
Перед печатью рабочего листа следует перейти в режим предварительного просмотра (кнопка на панели инструментов или меню Файл=>Предварительный просмотр). Режим предварительного просмотра (рисунок 1) не допускает редактирования документа, но позволяет увидеть его на экране точно в таком виде, в каком он будет представлен на бумаге. Кроме того, режим предварительного просмотра позволяет изменить свойства печатной страницы и параметры печати. Управление в этом режиме осуществляется при помощи кнопок, расположенных в верхней части окна.
Рис. 1
При активизации кнопки Поля появляются маркеры, указывающие границы полей страницы и всех столбцов. Перетаскивая мышью маркеры, можно изменить положение этих границ.
Размеры полей страницы можно установить в диалоговом окне Параметры страницы, которое в режиме предварительного просмотра открывается кнопкой Страница, а в обычном режиме — командой меню Файл=>Параметры страницы.
В режиме предварительного просмотра отображается заполненная часть рабочего листа, начиная с ячейки А1, содержимое которой располагается в левом верхнем углу страницы (с учетом полей). Таблицу можно центрировать горизонтально и/или вертикально на странице, установив в окне Параметры страницы на вкладке Полясоответствующие флажки.
Большая таблица, расположенная на одном рабочем листе, может занимать две или более печатных страниц. Для их пролистывания в режиме предварительного просмотра используются кнопки Далее и Назад.
Размер выводимой на печать таблицы можно увеличить или уменьшить, применив масштабирование. Масштаб устанавливается в диалоговом окне Параметры страницы на вкладке Страница. В области Масштаб можно указать процент масштабирования от натуральной величины или точное количество печатных страниц для размещения документа. При изменении масштаба автоматически изменяется размер шрифта при печати документа.
На вкладке Лист можно включить или отключить вывод на печать сетки, заголовков столбцов и номеров строк, а также же выбрать последовательность разбиения на страницы рабочего листа, если его размер превосходит размеры печатной страницы.
Для создания колонтитулов служит вкладка Колонтитулы окна Параметры страницы. В обычном режиме эта вкладка открывается командой меню Вид=>Колонтитулы.
Кнопка Создать верхний (нижний) колонтитул открывает соответствующее окно для ввода текста колонтитула.
Кнопка 
предназначена для установки параметров шрифта текста колонтитула. Кроме того, в этом окне имеются кнопки, позволяющие добавить в колонтитул номер страницы, текущую дату, имя листа, имя файла и т.д.
Колонтитулы отображаются только в режиме предварительного просмотра и на печати.
Завершить работу в режиме предварительного просмотра можно одним из вариантов.
- кнопка Закрыть возвращает в обычный режим;
- кнопка Разметка страницы вернет к редактированию документа, но в режиме разметки страницы. В этом режиме документ отображается таким образом, чтобы показать область печати и границы страниц, которые при необходимости можно перетаскивать мышью. Переключение между режимом разметки и обычным режимом выполняется в меню Вид.
В обычном режиме границы печатных страниц отображаются на рабочем листе мелким пунктиром. Если требуется, чтобы разделение печатных страниц выполнялось в строго определенном месте рабочего листа, то можно задать границы печатных страниц вручную. Чтобы вставить разрыв страниц, следует активизировать ячейку, которая должна начинать новую страницу и выполнить команду меню Вставка=>Разрыв страницы. Программа Excel вставит принудительные разрывы страницы перед строкой и столбцом, в которых располагается активная ячейка.
Область печати – это та часть рабочего листа, которая должна быть выведена на печать. По умолчанию эта область совпадает с заполненной частью рабочего листа.
Если на печать следует вывести только часть данных таблицы, то задают область печати. Для этого надо выделить диапазон, содержимое которого должно быть распечатано и выполнить команду меню Файл=>Область печати=>Задать.
Если область печати задана, то в режиме предварительного просмотра отображается только эта область, и только она выводится на печать. Границы области печати выделяются на рабочем листе крупным пунктиром. Для изменения области печати можно задать новую область, а для отказа – выполнить команду Файл=> Область печати=>Убрать.
