Ваш персональный компьютер

Строку с итоговыми данными следует отделить от сортируемого диапазона пустой строкой.

Сортировку можно выполнить:

а) кнопками панели инструментов (этот способ удобно использовать для сортировки списка по данным одного столбца);

б) командой меню Данные=>Сортировка (этот способ можно применять для сортировки как по одному столбца, так и по нескольким столбцам).

Активизировать любую ячейку в столбце, значения которого требуется отсортировать.

В панели инструментов щелкнуть нужную кнопку:

-сортировать по возрастанию ;

– сортировать по убыванию;

В результате будут переставлены все строки списка в соответствии с перестановкой данных сортируемого столбца. Если перед выполнением сортировки выделить столбец, то появится окно с запросом (рисунок 1).

Рис. 1

Варианты действий:

• автоматически расширить выделенный диапазон – будут переставлены все строки списка;
• сортировать в пределах указанного выделения – будут переставлены только значения выделенного столбца.

Сортировка списка по данным нескольких столбцов – это вложенная сортировка. Как правило, вложенная сортировка применяется в том случае, когда хотя бы один столбец списка имеет повторяющиеся записи.

Пример такого списка показан в таблице на рисунке 7.2.

Рис. 2

Активизировать любую ячейку в списке или выделить диапазон, подлежащий сортировке.

Выполнить команду меню Данные => Сортировка. Откроется диалоговое окно Сортировка диапазона (рисунок 7.3).

Указать столбцы сортировки в полях:

• Сортировать по
• Затем по
• В последнюю очередь по

Рис. 3

В первом поле (Сортировать по) следует указать столбец верхнего уровня сортировки. Как правило, для первых уровней выбираются столбцы с повторяющимися записями. При выполнении сортировки записи в таких столбцах группируются. Сортировка по столбцу, указанному во втором поле, выполняется внутри отсортированных групп данных первого столбца. Для каждого поля нужно указать порядок сортировки – по возрастанию или по убыванию.

Если установлен переключатель Идентифицировать поля по подписям, то в полях окна отображаются подписи столбцов. При выборе второго переключателя (или при отсутствии подписей столбцов) поля идентифицируются по заголовкам столбцов Excel, т.е. Столбец A, Столбец B, Столбец C.

Как уже отмечалось, Excel использует свой порядок сортировки, получивший название обычный (стандартный) или по умолчанию. В то же время имеется возможность создания нестандартного порядка сортировки, получившего название пользовательского порядка сортировки. При желании пользователь может создать несколько разных пользовательских порядков сортировки.

Надо отметить, что к числу пользовательских отнесены сортировки месяцев и дней недели, поставляемые вместе с Excel (см. меню Сервис, команда Параметры, вкладка Списки).

Пользовательский порядок сортировки можно создать либо из существующих на листе элементов, либо с помощью непосредственного ввода списка.

Если ряд элементов, который необходимо представить в виде пользовательского порядка сортировки, был набран заранее, то надо проделать следующие действия:

1. Выделите необходимые элементы на листе.
2. Выберите команду Сервис - Параметры, а затем откройте вкладку Списки.
3. Для подключения выделенного списка нажмите кнопку Импорт.

Порядок создания нового списка с помощью непосредственного ввода следующий:

1. Выберите команду Сервис - Параметры, а затем откройте вкладку Списки.
2. Выберите Новый список из списка Списки, а затем введите данные в поле Элементы списка, начиная с первого элемента.
3. После ввода каждой записи нажимайте клавишу ENTER.
4. Нажмите кнопку Добавить после того, как список будет набран полностью.

Чтобы использовать пользовательский порядок сортировки:

1. В окне Сортировка диапазона нажмите кнопку Параметры.
2. В окне Параметры сортировки в поле Порядок сортировки по первому ключу выберите требуемый пользовательский порядок сортировки и нажмите кнопку OK.
3. Выберите другие необходимые параметры сортировки.

Заданный на шаге 3 порядок сортировки применяется только для столбца, указанного в поле Сортировать по. Чтобы использовать нестандартный порядок для сортировки нескольких столбцов, следует последовательно выполнить несколько отдельных сортировок для каждого из столбцов. Например, чтобы сортировать данные по столбцам А и В (сначала по А, а потом по В), сначала проведите сортировку по столбцу В, задав требуемый порядок сортировки в окне Параметры сортировки. Затем проведите аналогичную сортировку списка по столбцу А.