Рейтинг@Mail.ru
Перейти к содержанию
 

Ввод и редактирование данных

Ввод данных

В ячейки таблицы Excel можно вводить данные трех типов: текст, число, формула. Ввод данных осуществляется непосредственно в текущую ячейку или в строку формул. Вводимые данные в любом случае отображаются как в ячейке, так и в строке формул. Для завершения ввода используют кнопку Ввод в строке формул или клавишу <Enter>.
Текстовые данные представляют собой строку символов произвольной длины. Все, что не может интерпретироваться Excel как число или формула, воспринимается программой как текст. Текстовые данные автоматически выравниваются по левому краю ячейки. Когда длина текста превышает ширину ячейки, его часть отображается в соседней ячейке, если она пуста. Иначе текст «обрезается», – в этом случае можно увеличить ширину столбца.

А

В

С

1 Наименование

товара

Цена
единицы
Кол-во
2

Расположить текст несколькими строками в одной ячейке можно двумя способами:
  1. Нажать левый <Alt> + <Enter>.
  2. В диалоговом окне Формат => Ячейки на вкладке Выравнивание установить флажок в поле Переносить по словам. Это действие можно выполнить предварительно или после ввода текста.
Числовые данные – это целые или вещественные числа. Дробная часть должна отделятся от целой части запятой. Удобнее всего набирать числа на малой цифровой клавиатуре (при включенном индикаторе Num Lock) – точка этой части клавиатуры соответствует десятичной запятой. Числа автоматически выравниваются по правому краю ячейки.
Числовые данные имеют несколько форматов, в том числе и форматы Дата и Время. Чтобы введенное значение было воспринято программой Excel как дата, в качестве разделителя нужно использовать точку, знак «–» или «/». Например, 09.02.05, 8/11/99 или 3-12. При вводе времени в качестве разделителя используется двоеточие – 16:45:20. Форматы даты и времени имеют несколько различных типов представления.
Формат числовых данныхможно установить:
  • в диалоговом окне Формат =>Ячейки вкладка Число
  • используя кнопки в панели инструментов Форматирование , которые позволяют установить в текущей ячейке (или диапазоне) денежный, процентный и финансовый форматы, а также изменить разрядность (количество десятичных знаков).

Если вы хотите, что вводимое вами число воспринималось как текст, то вы можете

  • либо предварительно задать текстовый формат для этой ячейки (Формат =>Ячейки=> вкладка Число);
  • либо при вводе перед числом поставить апостроф (‘).

Для примера попробуйте ввести в ячейку 12-1. По умолчанию на экране отобразится 12.янв. И теперь попробуйте ввести ’12-1

Формулы

Ввод формулы всегда должен начинаться с символа «=» (знак равенства). Формула может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции Excel, соединенные знаками математических операций. Скобки позволяют изменить стандартный порядок выполнения действий.

Средства автоматизации ввода

Так как таблицы часто содержат повторяющиеся или однотипные данные, программа Excel предоставляет средства автоматизации ввода. К числу таких средств относятся автозавершение и автозаполнение.

Автозавершение

В ходе ввода текстовых данных в очередную ячейку Excel проверяет соответствие вводимых символов значениям, имеющимся в этом столбце выше. Если обнаружено совпадение первых символов, вводимый текст автоматически дополняется имеющимся значением. Нажатие клавиши <Enter> подтверждает операцию автозавершения. Если текст должен быть другим, ввод следует продолжать, не обращая внимания на предлагаемый вариант.

Автозаполнение

В правом нижнем углу текущей ячейки имеется черный квадратик – маркер заполнения .
При наведении указателя мыши на этот маркер, он приобретает форму тонкого черного крестика .
Протягивание маркера заполнения рассматривается как операция «размножения» содержимого ячейки в горизонтальном или вертикальном направлении. При этом следует сначала ввести значение в ячейку, затем снова сделать ячейку активной и протянуть маркер.

Автозаполнение числами

Протягивание левой кнопкой мыши маркера ячейки, содержащей число, скопирует это число в последующие ячейки. Если при протягивании маркера удерживать клавишу <Ctrl>, то ячейки будут заполнены последовательными числами (рисунок 1).
Рис. 1
При протягивании вправо или вниз числовое значение увеличивается, при протягивании влево или вверх – уменьшается. По ходу протягивания появляется всплывающая подсказка.
При протягивании маркера заполнения правой кнопкой мыши появится контекстное меню, в котором можно выбрать нужную команду:
·Копировать – все ячейки будут содержать одно и то же число;
·Заполнить – ячейки будут содержать последовательные значения (с шагом арифметической прогрессии 1).
Заполнение числами с шагом отличным от 1
1 способ:
  • заполнить две соседние ячейки нужными значениями;
  • выделить эти ячейки;
  • протянуть маркер заполнения (рисунок 2).
Рис. 2
2 способ:
  • ввести начальное значение в первую ячейку;
  • протянуть маркер заполнения правой кнопкой мыши;
  • в контекстном меню выбрать команду Прогрессия;
  • в диалоговом окне выбрать тип прогрессии – арифметическая и установить нужную величину шага (в нашем примере это – 3).
3 способ:
  • ввести начальное число;
  • выделить диапазон заполнения;
  • выполнить команду меню Правка => Заполнить => Прогрессия;
  • в диалоговом окне сформулировать правило заполнения.

Автозаполнение текстом

Если ячейка содержит текст и число (например, Изделие 1), то при протягивании маркера левой кнопкой мыши будет меняться числовое значение (Изделие 2, Изделие 3,…), а при нажатой клавише <Ctrl>, содержимое будет скопировано.
Протягивание правой кнопкой вызовет контекстное меню, в котором выбирается нужная команда.
Если ячейка содержит только текстовые данные, то протягивание маркера копирует текст, кроме специальных значений, являющихся назначенными элементами списка. Такими значениями являются, например, названия дней недели, месяцев. Просмотреть наборы списков и определить новые списки можно в диалоговом окне Сервис =>Параметры на вкладке Списки.
При автозаполнении элементами списков справедливо то же правило, что и с числами: при протягивании вправо или вниз – увеличение (вперед по списку), при протягивании влево или вверх – уменьшение (назад по списку).
Для заполнения ячейки текстовым значением, уже имеющимся в данном столбце, можно использовать команду контекстного меню ячейки Выбрать из списка.

Редактирование данных

Изменение содержимого ячейки (способы):
  • активизировать ячейку, ввести новое значение;
  • активизировать ячейку, щелкнуть в поле содержимого ячейки строки формул, внести изменения;
  • дважды щелкнуть в ячейке (в ней появится текстовый курсор), внести изменения.
Удаление содержимого ячейки (диапазона):
  • активизировать ячейку (выделить диапазон), нажать клавишу <Delete>;
  • контекстное меню ячейки (диапазона) Очистить содержимое;
  • для текущей ячейки (диапазона) выполнить команду меню Правка =>Очистить =>Содержимое.

Выделение фрагментов таблицы

При выделении указатель мыши должен иметь вид белого крестика. Выделенные ячейки затеняются, кроме той, с которой началось выделение. Вся группа выделенных ячеек обводится рамкой (рисунок 3). Две или несколько смежных ячеек называют диапазоном и обозначают, указывая через двоеточие адреса крайних ячеек, например, В2:D5.
Рис. 3
Выделить диапазон ячеек:
  • протащить мышь при нажатой левой кнопке от первой до последней ячейки (для прямоугольного диапазона – по диагонали);
  • щелкнуть на первой ячейке диапазона, нажать клавишу <Shift> и, не отпуская ее, щелкнуть на последней ячейке;
  • щелкнуть на первой ячейке диапазона, нажать клавиш>у <Shift> и, не отпуская ее, нажимать навигационные клавиши ( ).
  • Выделить несмежные диапазоны ячеек – добавлять очередные ячейки (диапазоны) к выделению, удерживая клавишу <Ctrl> .
  • Выделить весь столбец – щелкнуть на его заголовке, т.е. на букве. При этом выделяются все 65536 ячеек текущего столбца.
  • Выделить всю строку – щелкнуть на ее заголовке, т.е. на цифре. При этом выделяются все 256 ячеек текущей строки.
  • Выделить несколько столбцов (строк) – протащить мышь по их заголовкам при нажатой левой кнопке.
  • Выделить весь рабочий лист – щелкнуть в левом верхнем углу рабочей области (на пересечении заголовков строк и столбцов) или нажать комбинацию клавиш <Ctrl> + A.
Снять выделение – щелкнуть на любой ячейке рабочего листа.

Поделиться в соц. сетях

Опубликовать в Google Buzz
Опубликовать в Google Plus
Опубликовать в LiveJournal
Опубликовать в Мой Мир
Опубликовать в Одноклассники

Написать комментарий

XHTML: Вы можете использовать эти теги: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>


Реклама: