Ваш персональный компьютер

В жизни часто возникает необходимость отправки стандартных писем нескольким адресатам. В подобной ситуации можно последовательно выполнить все действия: оформить основной текст, ввести имя первого адресата, распечатать письмо, изменить имя адресата, распечатать следующее письмо и т.д. Однако текстовый процессор Word представляет возможность автоматизированной подготовки подобных писем для рассылки. Программа вставляет по очереди предварительно подобранные данные в стандартный текст и распечатывает результаты. Эта операция позволяет автоматически создать множество копий шаблона документа с различными реквизитами. Результат можно либо выводить сразу на печать, либо получить в виде нового документа с множеством страниц. Для этого надо первоначально подготовить сам шаблон в виде произвольного документа Word и список реквизитов в отдельном файле, а затем выполнить их слияние. Слияние можно использовать для создания не только почтовых наклеек и каталогов, но и любого типа документов, в которых поля сопоставляются данным.

Подготовка стандартных документов нескольким адресатам состоит из следующих основных шагов:

1. Создание основного документа. Основным документом слияния называется документ, который содержит текст и рисунки, одинаковые в каждой версии конечного документа.
2. Создание или выбор существующего источника данных. Источником данных называется файл, содержащий данные, различающиеся в каждой копии составного документа. Источник данных может быть практически любая структурированная в таблицу информация.
3. Вставка полей слияния. Поля, в которые переносится переменная информация из источника данных в основной документ перед выводом готового документа на печать, называются полями слияния.
4. Вывод стандартного документа. При этом каждая строка (или запись) источника данных порождает отдельный документ на бланке, почтовую наклейку, конверт или элемент каталога. При этом составные документы могут быть объединены в новом документе для последующего просмотра и печати. Подробнее »

Как настроить параметры страницы, какие существуют приемы форматирования текста, как настроить шрифт, параметры абзаца (способы выравнивания абзацев, положение первой строки абзаца, отступы абзаца от полей, междустрочный интервал, интервал между абзацами), как провести форматирование по образцу.

Форматирование документов, предназначенных для печати, выполняется в «привязке» к параметрам печатной страницы. Поэтому создание документа, как правило, начинают с настройки основных параметров страницы, шрифта, абзаца. Однако следует отметить, что все параметры в дальнейшем можно изменить, как для отдельных слов или абзацев, так и для всего документа.

Настройка параметров страницы

Диалоговое окно Параметры страницы открывается из меню Файл => Параметры страницы. Подробнее »

Как использовать автотекста, что такое функция автозавершения, автозамены. Как добавить элемент автозамены при проверки орфографии.

Последние версии текстового процессора Word позволяют эффективно сократить объем вводимого текста за счет использования средств Автотекст и Автозамена. Подробнее »

Как произвести запуск и настройку редактора формул (настройку стилей шрифтов, размеров элементов, интервалов между элементами формулы)

Создание и редактирование отображения формул

В программе Word 2003 средством ввода в текстовый документ математических выражений является редактор формул Microsoft Equation 3.0.

Примечание. Если у вас отсутствует редактор формул, значит его не стали настраивать при установке Office. Это в любой момент можно исправить. Чтобы установить редактор формул в Word, необходимо: Подробнее »

Рассмотрим создание таблиц, редактирование таблицы (добавление и удаление строк/столбцов), перемещение по ячейкам и форматирование их содержимого, форматирование структуры таблицы, а также вычисления в таблицах.

Текстовый процессор Word обладает гибкими средствами для создания, редактирования и форматирования таблиц. При работе с таблицами желательно вывести на экран панель инструментов Таблицы и границы.

Создание таблиц

1 способ Подробнее »

Колонтитулы

Колонтитулами называют дополнительные элементы документа, размещаемые на верхнем и нижнем полях страниц. В колонтитулах можно указывать название главы или раздела, номера страниц и т.д.

Положение колонтитула относительно края страницы задается в диалоговом окне Файл =>Параметры страницы на вкладке Источник бумаги. Там же представляется возможность проставить флажки для отличия колонтитулов четных и нечетных страниц и отдельно первой страницы.

Для добавления колонтитулов служит команда Вид => Колонтитулы. Эта команда временно прекращает редактирование основного текста документа и дает возможность ввода текста в поле верхнего колонтитула. Подробнее »

Преобразование обычного текста в многоколонный

1 способ.

Выделить часть текста, которая должна быть разбита на колонки, и щелкнуть в панели инструментов на кнопке Колонки. В открывшемся меню выбирать при помощи мыши количество колонок.  Выбор закончить щелчком мыши.

Внимание! Если фрагмент текста не был выделен (без символа конца абзаца), на колонки будет разбит весь документ! Это действие можно отменить кнопкой в панели инструментов или комбинацией клавиш Ctrl+Z. Подробнее »

Клавиша Tab перемещает курсор на расстояние, установленное по умолчанию в окне Табуляция (меню Формат => Табуляция).

Для перемещения курсора на требуемую позицию необходимо установить соответствующие табуляторы.

По способу выравнивания текста в позиции табуляции различают четыре вида табуляторов:

? – по левому краю (текст располагается справа от указанной позиции);

? – по правому краю (текст располагается слева от указанной позиции);

? – по центру (текст располагается симметрично относительно указанной позиции);

?• – по десятичной точке (в числовых данных центром выравнивания является десятичная точка). Подробнее »

Упорядоченную информацию (перечни объектов, описание порядка действий и т.п.) удобно представлять в виде списков (меню Формат => Список) .

Word поддерживает три вида списков: нумерованные, маркированные и многоуровневые.

Для быстрого создания списка служат кнопки Нумерация и Маркеры , представленные на панели инструментов Форматирование .

При вводе элемента списка следующий абзац автоматически начинается с номера или маркера. Подробнее »

В диалоговом окне Формат => Границы и заливка устанавливается обрамление и фон текущего абзаца или выделенного фрагмента текста.

На вкладке Границы (рис.) в области Тип выбираем Рамка, в среднем окне Тип выбираем тип линии (пощелкайте по полосе прокрукрутки, посмотрите на разнообразии типов линий), далее можно выбрать цвет и толщину линии.

Щелкните на тех границах в поле Образец, которые вы хотите видеть, например, только снизу. Не забудьте выбрать к чему применить границы: текст, абзац или ячейка таблицы. Подробнее »