Ваш персональный компьютер

В Microsoft Word 2003 по умолчанию существует девять категорий полей. Увидеть их становится возможным через меню Вставка – Поле – Категории (рис.3):

Автоматизация документа Дата и время Нумерация О документе (Сведения о документе) Пользователь (Сведения о пользователе) Связи и ссылки Слияние Указатели (Оглавление и указатели) Формулы

Рассмотрим подробнее каждую из них: Подробнее »

Поле - это набор кодов, обеспечивающих автоматическую вставку в документ текста, рисунков, номеров страниц и других сведений.

Сегодня большинство возможностей редактора Microsoft Word остаются невостребованными. Одной из самых “секретных” возможностей остаются поля.

Поля используются для размещения переменных данных, а также для создания составных документов: конвертов, наклеек и т. д.. Поля позволяют организовать автоматическое обновление данных в документе, выполнять вычисления, устанавливать связи с другими документами и объектами, создавать перекрестные ссылки и многое другое. Наиболее часто в документах встречаются поля PAGE, которое вставляется при добавлении номера страницы, и DATE, которое вставляется при выборе команды Дата и время.

Каждое поле может отображаться на экране в двух видах:

• код поля – {DATE},
• значение поля 3/17/2010. Подробнее »

В процессе работы для форматирования абзаца или группы знаков, определенным, выбранным для данного документа образом, необходимо задать целый ряд параметров. При очень большом количестве параметров проблематично гарантировать согласованное форматирование однотипных фрагментов документа. Тем более проблематично ручаться, что  будет согласовано форматирование для всех документов одного типа. Этот вопрос, как правило, является обязательным требованием при оформлении, например, однотипной  деловой документации. При этом, если у вас получились  одинаковыми все  документы, то вдруг появившаяся потребность изменить оформление некоторых из них, заставит вас все затевать сначала.

Понятия шаблона и стиля документа

Шаблон документа — это файл с расширением dot, в котором содержатся набор стилей, а также настройки меню, панелей инструментов и сочетаний клавиш, элементы автотекста и макросы. Шаблон может также включать текст, предназначенный для вставки в создаваемые на его основе документы.

Каждый документ Word связан с определенным шаблоном, который выбирается при его создании, используется по умолчанию или присоединяется к нему позднее. По умолчанию новые документы Word основываются на шаблоне Normal.dot (Обычный).  Далее мы будем называть его просто Обычный.

Стиль — это именованный набор параметров форматирования, которые можно применить к выбранному фрагменту текста. Очевидно, что перечень параметров, применимых к конкретному фрагменту текста, зависит от его типа, поэтому различают четыре вида стилей:

Конверты отличаются в первую очередь размерами, поэтому необходимо настроить способы их печати, а также тем, что на них отображаются только адреса, делает удобным использование блока адреса.

Сформируем конверты для созданных писем. Для этого выполните следующую последовательность действий:

1. Создайте новый документ Word (например, кнопка Создать на стандартной панели инструментов).
2. Откройте в области задач Мастер слияния.
3. На этапе 1 (Выбор типа документа) выберите Конверты. Нажмите на кнопку Далее. Открытие документа.
4. На этапе 2. (Открытие документа) выберите Изменить макет документа и щелкните по кнопке Параметры конверта. В открывшемся окне диалога на вкладке Параметры конверта (рис.), задайте шрифт к адресу получателя, нажав кнопку Шрифт и выбрав соответствующие параметры, например, Arial, 14 пт . Подробнее »

Просмотр источника данных

Первый способ просмотра – это просмотр из основного документа Word. Предварительно убедитесь в том, что настроен основной документ и выбран источник данных и проделайте следующие действия:

1. Отобразите Мастер слияния в области задач.
2. Перейдите к этапу 3. Выбор получателей или к этапу 5. Просмотр писем.
3. Щелкните кнопку Изменить список. В открывшемся окне диалога Получатели слияния (рис.) отображаются все записи источника слияния. Подробнее »