Поле - это набор кодов, обеспечивающих автоматическую вставку в документ текста, рисунков, номеров страниц и других сведений.
Сегодня большинство возможностей редактора Microsoft Word остаются невостребованными. Одной из самых “секретных” возможностей остаются поля.
Поля используются для размещения переменных данных, а также для создания составных документов: конвертов, наклеек и т. д.. Поля позволяют организовать автоматическое обновление данных в документе, выполнять вычисления, устанавливать связи с другими документами и объектами, создавать перекрестные ссылки и многое другое. Наиболее часто в документах встречаются поля PAGE, которое вставляется при добавлении номера страницы, и DATE, которое вставляется при выборе команды Дата и время.
Каждое поле может отображаться на экране в двух видах:
- код поля – {DATE},
- значение поля 3/17/2010.
Коды полей отображаются внутри фигурных скобок ( { } ). Ограничивающие поле фигурные скобки ( { } ) нельзя вводить с клавиатуры. Однако можно нажать клавиши Ctrl+F9, чтобы вставить пустые фигурные скобки, и ввести соответствующие инструкции между ними.
При создании полей используются команды меню Вставка – Поле (рис.1). Создать поля можно с помощью некоторых команд меню Вставка (Дата и время, Номера страниц, Сноска, Название, и т.д.) или кнопок специализированных панелей инструментов (панель Формы).
Рис. 1
Для переключения от одного способа отображения к другому можно воспользоваться командой контекстного меню Коды/значения полей или клавишами Shift+F9.
Значения полей - это текст или графические объекты, вставленные в документ в результате выполнения программой Microsoft Word инструкций, содержащихся в полях. Когда выполняется печать документа или скрыты коды полей, вместо кодов полей в документе отображаются значения полей.
Для обновления отдельного поля можно воспользоваться клавишей F9, выделив соответствующее поле или его значение.
Чтобы обновить все поля в документе, необходимо выбрать команду Выделить все в меню Правка, а затем нажать клавишу F9.
Для автоматического обновления всех полей документа перед выводом его на печать можно выполнить команды меню Сервис => Параметры => на вкладке Печать установить флажок Обновлять поля.
При установке курсора на текст (значение или код) поля, он закрашивается серым цветом. Это позволяет определить, что данный фрагмент текста является полем и оценить его границы. При печати документа серый фон поля не отображается.
Для того чтобы затенить цвет поля необходимо выбрать нужный параметр из списка «Затенение полей» в меню Сервис =>Параметры =>вкладка Вид (рис.2).
Увидеть коды полей на странице можно с помощью команды «Коды полей» (отметив соответствующий флажок) в меню Сервис =>Параметры =>Вид (рис.2).
Иногда требуется заблокировать поле, запретив изменение текущего значения поля, это становится возможным с использованием клавиш Ctrl+F11. Для того чтобы снять блокировку и разрешить обновление значения поля, необходимо выделить это поле и нажать клавиши Ctrl+Shift+F11.
Существует два способа форматирования значений полей:
o Применение форматирования непосредственно к значениям или кодам полей.
o Добавление ключей к коду поля
Для того чтобы применить форматирование непосредственно к значениям или кодам полей необходимо выделить поле, формат которого необходимо изменить, и применить форматирование с помощью панели инструментов Форматирование.
Например, чтобы подчеркнуть имя, вставляемое полем AUTHOR, следует выделить код этого
поля и нажать кнопку Подчеркнутый 
на панели Формат.
Рис. 2
Второй способ форматирования - добавление ключей к коду поля: необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши по полю, а затем выбрать команду Изменить поле.
Если поля Свойства поля и Параметры поля отображаются, то выбрать нужные параметры форматирования.
Если же отображается только код поля, нажать кнопку Параметры, а затем выбрать нужные параметры форматирования. Если кнопка Параметры недоступна, то дополнительное форматирование невозможно.
При обновлении поля может быть потеряно форматирование, примененное непосредственно к его значению. Чтобы сохранить форматирование, нужно добавить к коду поля ключ \* MERGEFORMAT. Этот ключ добавляется к коду поля автоматически в случае вставки поля с помощью команды Поле (меню Вставка) при установленном флажке «Сохранять формат при обновлении».
Ключ – специальная инструкция, вызывающая выполнение определенных действий при работе с полями (В основном добавляются к полям для изменения результата).
При использовании полей следует помнить, что информация, помещаемая в коды полей, не является конфиденциальной, поскольку коды полей могут быть видимыми для любого читателя документа.
Применение полей в Microsoft Word облегчает работу с документами, а некоторых случаях они просто необходимы.
