Рейтинг@Mail.ru
Перейти к содержанию
 

Редактирование составных документов

Просмотр источника данных

Первый способ просмотра – это просмотр из основного документа Word. Предварительно убедитесь в том, что настроен основной документ и выбран источник данных и проделайте следующие действия:

  1. Отобразите Мастер слияния в области задач.
  2. Перейдите к этапу 3. Выбор получателей или к этапу 5. Просмотр писем.
  3. Щелкните кнопку Изменить список. В открывшемся окне диалога Получатели слияния (рис.) отображаются все записи источника слияния.

Рис.   Окно диалога Получатели слияния

Правка записей данных

В окне диалога Получатели слияния нажмите кнопку Изменить откроется форма для работы с записями.

Для внесения исправлений в поля записей необходимо предварительно осуществить поиск, используя либо

  • кнопки Следующую, Предыдущую, Первую, Последнюю;
  • клавишу Enter в последнем поле;
  • ввод номера нужной записи в поле номера и нажатие клавиши Enter;
  • кнопку Найти запись и соответственно окно диалога Поиск элемента.

Для добавления новой записи в существующий источник данных служит кнопка Добавить запись, а кнопка Удалить запись соответственно для удаления.

Ввод новых полей данных

Для ввода новых полей в источник данных из основного документа Word надо открыть форму для работы с записями и щелкнуть кнопку Настройка. В результате откроется окно диалога Настройка списка адресов, кнопки которого позволяют работать с полями источника данных. Используя это окно диалога, выбрав имя поля и нажав соответствующую кнопку, можно

  • удалять поля из всех записей источника данных,
  • переименовывать поля в источнике данных.

Если в каком-либо из основных документов слияния осталось поле слияния со старым именем, его необходимо заменить новым полем. Чтобы ввести новое поле слияния, нажмите кнопку Вставить поле слияния на панели инструментов Слияние.

Сортировка записей данных в источнике данных

  1. Предварительно убедитесь в том, что настроен основной документ и выбран источник данных и проделайте следующие действия:
  2. Отобразите Мастер слияния в области задач.
  3. Перейдите к этапу 3. Выбор получателей или к этапу 5. Просмотр писем.
  4. Щелкните кнопку Изменить список. В открывшемся окне диалога Получатели слияния отображаются все записи источника слияния.
  5. Провести сортировку можно одним из двух способов:
  • щелкните соответствующий заголовок столбца;
  • щелкните кнопку Изменить, а в окне формы для работы с записями – Фильтр и выберите вкладку Сортировка, выберите хотя бы одно поле данных (например, Фамилия), а затем задайте порядок сортировки (по возрастанию).

Сведения о порядке сортировки хранятся вместе условиями отбора записей в основном документе. Каждый раз, когда открывается основной документ, записи данных автоматически извлекаются и сортируются в соответствии с заданными параметрами отбора. Для изменения порядка сортировки повторите описанные выше действия.

Упорядочение данных в существующем источнике данных

При создании источника данных Word без использования диалогового окна Слияние и при использовании существующего источника данных следует упорядочить данные по следующим правилам:

  • Если не используется отдельный источник заголовков, необходимо включить запись заголовка в качестве первой записи (строки ячеек) источника данных. Выше записи заголовка не должно быть никаких пробелов, текста и пустых строк. В каждую ячейку записи заголовка следует ввести название поля длиной до 40 знаков. Названия полей заголовка должны начинаться с буквы и могут включать буквы, цифры и знаки подчеркивания (но не пробелы). Поля заголовка нельзя оставлять пустыми.
  • Включайте в каждую запись число полей данных (столбцов), совпадающее с числом названий полей в записи заголовка. Если запись не содержит сведений о каком-либо поле, его можно оставить пустым.
  • Упорядочьте сведения в каждой записи данных в том же порядке, что и соответствующие названия полей в записи заголовка. Порядок столбцов в источнике данных не важен, так как процессом слияния данных с основным документом можно управлять.

Отбор записей данных из источника данных

Убедитесь в том, что основной документ настроен, выбран источник данных и в основной документ вставлены поля слияния. Отобразите Мастер слияния в области задач. Перейдите к этапу 3. Выбор получателей или к этапу 5. Просмотр писем.

Щелкните кнопку Изменить список. В открывшемся окне диалога Получатели слияния отображаются все записи источника слияния. Провести отбор можно несколькими способами:

Первый способ: Убрать флажок в крайнем левом столбце окна Получатели слияния (эти записи буду исключены из процесса слияния);

Второй способ: Щелкнуть на кнопке со стрелочкой на заголовке того столбца, по которому производятся условия отбора, тогда появится ниспадающий список. Например, можно выбрать пункт господин в ниспадающем списке поля Обращение, тогда для отбора будут использованы только те записи, которые имеют это обращение.

Третий способ: Открыть вкладку Отбор записей окна диалога Фильтр и сортировка. Это же окно можно открыть двумя способами:

  • В ниспадающем списке выбранного поля в окне Получатели слияния выбрать пункт Дополнительно;
  • В окне Получатели слияния щелкнуть кнопку Изменить, в следующем окне формы для работы с записями – кнопку Фильтр и выбрать вкладку Отбор записей.

В списке Поле выберите поле данных, а затем выберите оператор сравнения в поле Оператор. В поле Значение введите текст или число, с которым будут сравниваться значения поля данных.

Например,

Чтобы отобрать только записи данных, которые относятся к людям, обращение к которым господин, выберите в списке Поле значение Обращение, в списке Оператор — оператор Равно, а в поле Значение — значение господин.

Чтобы отобрать только те данные из источника, у которых заполнено поле Телефон, выберите в списке Поле значение Телефон, в списке Оператор — оператор Не пусто, а поле Значение оставьте пустым.

Если есть необходимость задать несколько связанных условий отбора, используйте операторы И или ИЛИ. Затем повторите предыдущий шаг.

Условия отбора записей хранятся вместе с основным документом. Каждый раз, когда открывается основной документ, автоматически извлекается соответствующий набор записей данных. Чтобы создать другой набор записей данных, повторите описанные выше действия. Если нужно удалить имеющиеся условия отбора из основного документа и выбрать все записи данных из источника данных, нажмите кнопку Очистить все на вкладке Отбор записей.

Вставка условий в текст письма

В текст письма можно вставлять данные в зависимости от условий, накладываемых на значение различных полей. Рассмотрим вариант вставки обращений в текст письма в зависимости от пола адресата. В нашем примере информацией о поле является обращение. Откройте основной документ с полями слияния и удалите слово «Уважаем» и поле слияние «окончание».

Чтобы в тексте письма появилось обращение «Уважаемый» или «Уважаемая», вставим в текст условие «IF …THEN…ELSE» и будем проверять пол адресата. Для этого поставьте текстовый курсор в строке, в которой должно находиться обращение к адресату. Выберите на панели инструментов Слияние командную кнопку Добавить поле Word и выберите из списка полей третью строку «IF …THEN…ELSE».

В появившемся диалоговом окне из раскрывающегося списка «поле» выберите поле Обращение. В окне «оператор» установите равно, в окне значение введите господин.

В окне Вставить следующий текст наберите: Уважаемый. В окне В противном случае вставить следующий текст укажите: Уважаемая и закройте диалоговое окно кнопкой ОК.

Нажмите клавишу Пробел после вставленного обращения

По завершению редактирования необходимо заново сформировать составной документ и сохранить его под новым именем для дальнейшего использования.

Поделиться в соц. сетях

Опубликовать в Google Buzz
Опубликовать в Google Plus
Опубликовать в LiveJournal
Опубликовать в Мой Мир
Опубликовать в Одноклассники

Написать комментарий

XHTML: Вы можете использовать эти теги: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>


Реклама: