В процессе работы для форматирования абзаца или группы знаков, определенным, выбранным для данного документа образом, необходимо задать целый ряд параметров. При очень большом количестве параметров проблематично гарантировать согласованное форматирование однотипных фрагментов документа. Тем более проблематично ручаться, что будет согласовано форматирование для всех документов одного типа. Этот вопрос, как правило, является обязательным требованием при оформлении, например, однотипной деловой документации. При этом, если у вас получились одинаковыми все документы, то вдруг появившаяся потребность изменить оформление некоторых из них, заставит вас все затевать сначала.
Понятия шаблона и стиля документа
Шаблон документа — это файл с расширением dot, в котором содержатся набор стилей, а также настройки меню, панелей инструментов и сочетаний клавиш, элементы автотекста и макросы. Шаблон может также включать текст, предназначенный для вставки в создаваемые на его основе документы.
Каждый документ Word связан с определенным шаблоном, который выбирается при его создании, используется по умолчанию или присоединяется к нему позднее. По умолчанию новые документы Word основываются на шаблоне Normal.dot (Обычный). Далее мы будем называть его просто Обычный.
Стиль — это именованный набор параметров форматирования, которые можно применить к выбранному фрагменту текста. Очевидно, что перечень параметров, применимых к конкретному фрагменту текста, зависит от его типа, поэтому различают четыре вида стилей:
- стиль знака — содержит только параметры шрифта;
- стиль абзаца — содержит полный набор сведений, необходимых для форматирования абзаца, то есть параметры абзаца и параметры шрифта;
- стиль таблицы — содержит информацию о границах таблицы, цветах текста ее элементов, заливке, выравнивании и шрифтах;
- стиль списка — содержит сведения о форматировании маркированного или нумерованного списка.
Стили (то есть их имена и определения) хранятся в файлах документов и шаблонов. При создании документа в него копируется набор стилей из того шаблона, на котором он основан. Форматируя документ, можно использовать стили, содержащиеся в нем самом, а также стили из шаблона Normal и встроенные стили Word. Кроме того, можно применять стили из так называемых общих шаблонов. Общие шаблоны не используются в качестве основы для конкретных документов, они загружаются автоматически при запуске программы или вручную после ее запуска, после чего хранящиеся в них стили становятся доступными во всех открываемых в программе документах.
Программа Word дает возможность не только изменять, переименовывать и удалять стили, содержащиеся в документе или шаблоне, но и создавать в нем новые стили. Кроме того, она позволяет копировать стили из одного файла в другой, в том числе из шаблона в шаблон, из шаблона в документ, из документа в шаблон и из документа в документ.
Все сказанное здесь о доступе к стилям и выполняемых над ними операциях относится и к другим элементам, которые могут храниться в шаблонах документов Word.
Создание документа на основе шаблона
Чтобы создать новый документ на основе шаблона Normal, можно щелкнуть на кнопке Создать панели инструментов Стандартная. А можно воспользоваться общими принципами создания шаблонов:
- Дать команду Файл => Создать и в открывшейся области задач Создание документа и в разделе Шаблоны щелкнуть ссылке На моем компьютере. На вкладке Общие диалогового окне Шаблоны выбрать Новый документ.
- щелкнуть на ссылке Новый документ в области задач Создание .
Вы не должны забывать, что при работе над документом доступны все сочетания клавиш, стили и другие элементы, входящие в состав шаблона Normal, даже если, создавая документ, вы выбрали иной шаблон. Диалоговое окно Шаблоны, показанное на рис., позволяет выбрать один из имеющихся на компьютере шаблонов.
Помимо шаблонов в диалоговом окне Шаблоны представлены так называемые мастера создания документов — мини-программы для создания стандартных документов. Каждая из них выводит серию диалоговых окон, где можно выбрать разные варианты оформления документа и ввести сведения для заполнения его основных полей (таких, как имя адресата письма или реквизиты составителя резюме). Файлы мастеров, имеющие расширение wiz, присоединяются к документам подобно шаблонам, но их содержимое нельзя изменять. Набор стандартных мастеров устанавливается вместе с Word, а кроме того, их могут создавать разработчики программного обеспечения.
Вкупе с Word устанавливается очень большой набор шаблонов для создания истинно разнообразных документов личного и делового характера. Поэтому шаблоны компьютере бывают обязательно. Если в окне диалога выделить значк шаблона, то справа появляется образец документа, который будет создан на его основе.
Форматирование текста с помощью стилей
Можно назначить некоторым однотипным фрагментам текста стиль. Теперь, если изменить параметры форматирования данного стиля в документе, внешний вид текста автоматически изменится. То же самое произойдет, если скопировать в документ одноименный стиль с другими параметрами из шаблона данного документа, другого шаблона или документа. При этом программа дает возможность задать для документа установку, которая обеспечивает автоматическое обновление стилей при его открытии — стили заново копируются в документ из его шаблона.
Встроенные стили
В программе Word определен ряд встроенных стилей и сочетаний клавиш для их применения. Эти стили и сочетания клавиш доступны в любом документе Word, если только они не переопределены в самом документе или в его шаблоне. Важнейшие из них приведены в табл. Кроме того, существуют стили для заголовков следующих, более низких, уровней, для различных видов списков, для таблиц с разнообразным оформлением, для основного текста разного формата, для колонтитулов, номеров строк, страниц и т. д. Наконец, существует ряд специализированных стилей. Они применяются автоматически для форматирования таких элементов, как сноски, примечания, представления структуры документа, оглавление и предметный указатель, а также для некоторых других целей и по умолчанию не отображаются в списках стилей, доступных для использования в документе.
Таблица . Стандартные стили и сочетания клавиш для их применения
| Стиль или операция | Область действия | Сочетание клавиш |
| Обычный | Абзац | Ctrl+Shift+N |
| Основной шрифт абзаца (при его применении форматирование выделенной части абзаца приводится к стилю этого абзаца) | Символ | Ctrl+Пробел |
| Заголовок 1 | Абзац | Ctrl+Shift+1 |
| Заголовок 2 | Абзац | Ctrl+Shift+2 |
| Заголовок 3 | Абзац | Ctrl+Shift+3 |
| Маркированный список | Список | Ctrl+Shift+L |
| Нет списка | Список | Отсутствует |
| Обычная таблица | Таблица | Отсутствует |
| Повышение уровня заголовка (с изменением его стиля) | Абзац | Alt+Shift+¬ |
| Понижение уровня заголовка (с изменением его стиля) | Абзац | Alt+Shift+® |
Применение стиля к тексту
Чтобы отформатировать фрагмент текста с помощью стиля — достаточно выделить его в документе и на панели инструментов Форматирование выбрать из раскрывающегося списка Стиль нужное имя. При этом следите, чтобы типы выделенного фрагмента и стиля совпадали, то есть стиль знака применялся к группе символов, а стиль абзаца — к абзацу.
Поверх любого стиля, независимо от его типа, можно производить непосредственное форматирование текста.
Применяя к одному и тому же фрагменту текста стиль абзаца и стиль знака, вы должны знать, что параметры последнего имеют преимущество. Когда, к примеру, для стиля абзаца Синий задан синий цвет шрифта, а для стиля знака Красный — красный, то если в абзаце, имеющем стиль Синий , к одному слову применить стиль Красный, оно будет окрашено в красный цвет.
Просмотр информации о стилях
Информация о стилях в программе Word представлена в четырех местах.
- В содержимом поля со списком Стиль на панели инструментов форматирования отражается текущий стиль абзаца.
- Если выбрать команду Формат => Стили и форматирование. Откроется одноименная область задач Стили и форматирование, показанная на рис.
Рис. Область задач Стили и форматирование
В текстовом поле, которое находится в верхней части этой области задач, указан стиль выделенного фрагмента текста. Расположенная под ним кнопка Выделить все предназначена для выделения всего текста, имеющего такой же стиль. В списке Выберите форматирование для применения представлены стили, имеющиеся в документе и шаблоне Normal , а также сочетания параметров форматирования, примененные к элементам документа непосредственно, без использования стилей.
Раскрывающийся список Показать, расположенный в нижней части области задач, служит для выбора категории стилей, отображаемых в этой области и в списке Стиль на панели инструментов Форматирование . Он содержит следующие элементы:
- Доступное — стили и форматирование из документа и три стандартных стиля заголовков;
- Используемое — только те стили, которые используются в текущем документе (не те, что в нем определены, а лишь те, которые назначены хотя бы одному фрагменту текста);
- Доступные стили — стили из документа и три стандартных стиля заголовков (но без форматирования, примененного непосредственно);
- Все — полный набор стилей, которые можно использовать при форматировании документа: стили из документа и стандартные (однако специализированные стандартные стили, автоматически применяемые программой для форматирования определенных элементов, в этом режиме по умолчанию скрыты);
- Специальное — команда открытия диалогового окна Настройки формата , в котором можно выбрать для отображения конкретные стили, в том числе специализированные. Диалоговое окно Настройка формата, открываемое при выборе последней из описанных установок, показано на рис. В нем можно указать, какие стили и команды должны отображаться в области задач Стили и форматирование и в списке Стиль на панели инструментов форматирования. Здесь доступен полный набор стилей, определенных в документе и в программе Word. В списке Отображаемые стили следует установить флажки для тех стилей, имена которых вы хотите видеть при работе с документом. Содержимое этого списка определяется установкой, выбранной в раскрывающемся списке Категория ( Доступные стили, Используемые, Все, Специальные, Не показывать стили).
Рис. Диалоговое окно Настройки формата
Кроме того, в диалоговом окне Настройки формата имеется флажок всегда показывать заголовки 1–3. Флажки из группы Прочее форматирование управляет отображением в области задач Стили и форматирование и в списке Стиль следующих элементов:
- без форматирования — форматирование командой Очистить формат, снимающая все форматирование текста и применяющая к нему стиль Обычный, если выделен весь абзац, и стиль абзаца, если выделена его часть.
- шрифты — непосредственное форматирование знаков;
- абзацы — непосредственное форматирование абзацев;
- списки — непосредственное форматирование списков. Установки, заданные в диалоговом окне Настройки формата , можно сохранить в шаблоне документа, для чего следует установить флажок сохранить настройки в шаблоне. Тогда они будут действовать для всех документов, создаваемых на основе данного шаблона.
Информация о стилях присутствует и в области задач Показать форматирование — под заголовками Стиль знака и Стиль абзаца. Если выделенный текст имеет стиль Обычный, его стиль здесь не указывается.
Можно отобразить названия стилей, назначенных каждому абзацу документа. Для этой цели используется расположенная в левой части окна документа полоса стилей (рис.).
Рис. Полоса стилей
Чтобы вывести полосу стилей на экран, нужно переключиться в Обычный режим просмотра документа, открыть диалоговое окно Параметры и на вкладке Вид задать для параметра ширина полосы стилей любое значение, отличное от нуля. После этого можно будет расширить полосу стилей, передвинув ее границу с помощью мыши. Для того чтобы скрыть полосу, достаточно перетащить ее границу влево, к самому краю окна.
“good post”
Помогите пожалуйста не могу подписаться на рсс, напишите мне на email пожалуйста как и что делать.
Проще всего использовать Google Reader. Там есть кнопка Добавить подписку . Далее добавляем адрес http://personcomp.ru
Интересно и позновательно, а будет еще что-то по этой теме?
В ближайший месяц вряд ли, т.к. всё будет крутиться вокруг Excel
круто..взяла почти все))
“этот вне конкуренции”
Благодарю!!!У Вас часто появляются очень интересные посты! Очень поднимаете мое настроение.
Очень рада, что возникло желание взять этот пост в цитатник!